Outlookでメールの最後にあらかじめ設定した署名(定型文)を自動挿入する方法を紹介します。設定しておくことで、「名前(会社名)」「メールアドレス」「住所」「電話番号」といった情報を毎回入力する必要がなくなり、メールの送信を効率化できます。
・【動画】Outlookで署名を自動挿入する設定
1. Outlookで署名を自動挿入する設定手順
・ファイルメニューから「オプション」を選択
・「オプション」を選択
・メールタブの「署名」を選択
・署名を作成するアカウントを指定して「新規作成」を選択
Outlookの署名はアカウントごとに作成されます。すなわち、作成した署名は対象のアカウントでのみ使用することが可能です。複数のアカウントをOutlookに追加している場合、各アカウントごとに署名を作成する必要があります。
・署名の名前を任意で設定し「OK」を選択
・作成した署名を自動挿入先に指定し、挿入する文章を入力して「OK」を選択
署名の自動挿入先は２種類あります。用途に応じて設定してください。
「新しいメッセージ」：新規メールに指定した署名を挿入します。
「返信/転送」：返信と転送のメールに指定した署名を挿入します。
・次回以降、署名が自動で挿入される
2. メールごとに署名を切り替えて挿入する手順
署名は１つのアカウントで複数登録することが可能です。その際、メールごとに署名を切り替えて挿入する場合は[marker]手動で設定[/marker]する必要があります。
・署名をもう一つ作成し、自動挿入先を両方とも (なし) にして「OK」を選択
・新規メールを立ち上げ、メッセージタブの「署名」から挿入する署名を選択
・選択した署名が挿入される